La conservation des documents passe par l’arrangement dans un endroit à l’abri de ce qui peut causer sa détérioration. Il revient à prendre des dispositions nécessaires afin que le papier ne se décompose pas ou que l’encre ne disparaisse avec le temps. Découvrez des astuces pour conserver des documents dans une cave.
Identifier les facteurs déterminants et prendre les dispositions adéquates
Plusieurs facteurs naturels et biologiques conditionnent la bonne conservation des documents dans les caves. Voici lesquels :
- La lumière : elle s’avère être un grand danger pour les documents papier. À son contact, ces derniers ne tardent pas à jaunir jusqu’à perdre leurs encres. Il faut éviter au mieux qu’ils ne soient soumis aux rayonnements ultraviolets ou quelconque lumière qu’elle soit naturelle ou non. Pour ce fait, les documents doivent être mis dans des boîtes d’archives et stocker dans une cave très peu éclairée. Aussi, il faut installer des vitres anti-UV dans les caves en s’assurant que ces derniers ne soient pas en contact avec les documents.
- L’humidité et la température : est l’une des principales causes de la présence de moisissures dans les caves. Ces dernières causent d’énormes dégâts au cours du temps. Les différentes variations de température altèrent la qualité du papier des documents et provoquent leur déchirement. Pour une bonne conservation des documents, la température dans les caves doit être comprise entre 16 °C et 22 °C. Quant à l’humidité, elle doit être située entre 40 % et 60 %. Des températures plus hautes ou plus basses favorisent le développement et la multiplication moisissures sur les documents.
- Les pollutions : la dégradation physique ou chimique des documents est le plus souvent provoquée par diverses pollutions qu’elles soient externes ou internes. À l’externe, des particules fines comme la poussière provoquent des taches sur les documents et attirent aussi des insectes destructeurs. La dégradation est plus chimique à l’interne et est due à l’oxydation et à l’hydrolyse de l’ozone issu des machines à photocopie. Pour la conservation de document, il est recommandé de mettre ces derniers dans des boîtes et les dépoussiérer assez fréquemment.
Les insectes et les rongeurs : que faire ?
La saleté, le manque de ventilation, d’humidité ou de lumière favorise l’envahissement des caves par les insectes et rongeurs. Il est important de veiller à maintenir la propreté de la cave en évitant que la nourriture n’entre en contact avec les documents. Éloigner au mieux les plantes vertes afin que les rongeurs ne soient pas attirés par elles. Aussi, il faut ouvrir de temps à autre les boîtes afin de s’assurer de l’état des documents.
Le jaunissement : comment prévenir ?
Le jaunissement des documents provoque l’altération de la qualité du papier sur le long terme. Il est dû au phénomène d’acidification qui est conditionné par l’humidité et la température. Pour éviter le jaunissement, il est conseillé de mettre les documents dans des cartables ou des chemises en papier avec un potentiel d’hydrogène neutre. Le stockage des documents dans des boîtes d’archives transparentes ne contenant pas un plastifiant acide est beaucoup plus recommandé.
Manipulations et stockages inadaptés
Les mauvais modes de stockages et de manipulations sont à l’origine des dégradations. Lorsque les documents sont entassés dans des boîtes trop petites, ils se déchirent et se froissent assez rapidement. Il faut donc prévoir des boîtes plus confortables et s’assurer qu’elles ne soient pas rangées verticalement. Il faut se servir des gants en coton au cours des diverses manipulations des documents.
